มีกี่คนที่รอคอยการเชิญเข้าร่วมการประชุมอีกครั้งในกล่องจดหมายของพวกเขา พวกเขาลดเวลาของคุณในการทำงานกับงานที่ต้องส่งมอบและเพิ่มโอกาสที่คุณจะต้องขยายวันทำงานของคุณเป็นช่วงเย็น แต่การประชุมเพิ่มขึ้น 13%และผู้จัดการก็จมอยู่กับพวกเขาเป็นพิเศษ จากการศึกษาของ Harvard Business Review ในปี 2020 พบว่าผู้จัดการในบริษัทขนาดใหญ่ใช้ เวลาประชุม มากกว่าในปี 2019
ถึง22 นาทีต่อวันชอบหรือไม่ การประชุมเกี่ยวกับงาน รวมถึงการประชุม
แผนก โครงการ ทีม และแบบตัวต่อตัว มีความสำคัญต่อการสื่อสารและการสร้างทีมปัญหา? สิ่งเหล่านี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพ มีโครงสร้าง มีการโต้ตอบอย่างเหมาะสมหรือไม่ครอบคลุมเสมอไป เมื่อเวลาผ่านไป การประชุมจะน่าเบื่อมากขึ้นจนถึงจุดที่ผู้เข้าร่วมประชุมเลิกสนใจ สิ่งนี้เกิดขึ้นในการประชุมแบบตัวต่อตัว แต่จะง่ายยิ่งขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมเสมือนเมื่อปิดกล้อง และแม้ว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวอาจมีส่วนร่วมมากกว่าในบางแง่ แต่สภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสานในปัจจุบันหมายความว่าอย่างน้อยผู้เข้าร่วมบางคนจะไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกัน ทั้งสองวิธี ความท้าทายยังคงอยู่
มาดูกันว่าทำไมสิ่งนี้จึงเกิดขึ้น และสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อเปลี่ยนแนวโน้มนี้
การประชุมเสมือนจริงลดความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์
เราทำงานส่วนใหญ่ที่หน้าคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว แต่มนุษย์มีสายสัมพันธ์ตามธรรมชาติสำหรับการโต้ตอบต่อหน้า ด้วยการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกลและการประชุมเสมือนจริง การโต้ตอบเหล่านี้จึงลดน้อยลง ในขณะที่การประชุมแบบตัวต่อตัวทำให้คุณมีโอกาสลุกจากโต๊ะทำงานและพักสายตา การประชุมเสมือนจริงจะยืดเวลาที่คุณใช้มองหน้าจอออกไปเท่านั้น
การประชุมเสมือนจริงยังลดความสามารถของเราในการรับข้อมูลที่ไม่ใช่คำพูดเช่นการสบตาและท่าทาง และเป็นไปไม่ได้ที่จะพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือมีปฏิสัมพันธ์ทางสังคมอย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงานของคุณ สิ่งที่ดูเหมือนเล็กน้อยเหล่านี้สามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อการที่คุณเข้าใจเพื่อนร่วมงานและความสามารถในการสร้างความสนิทสนมกับพวกเขา
ที่เกี่ยวข้อง: หกวิธีในการทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
การประชุมมักเป็นเรื่องบังคับและไม่มีโครงสร้าง
การขาดปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้าไม่ใช่ปัญหาเดียว เรามีการประชุมกี่สัปดาห์หรือรายวัน โดยไม่คำนึงว่าใครจะมีการอัปเดตใด ๆ ที่จะแบ่งปันหรือไม่? ไม่ได้หมายความว่าการประชุมแบบยืนเป็นสิ่งที่ไม่ดี ตัวอย่างเช่น กระบวนการที่คล่องตัวอาศัยการรวมกลุ่มสั้นๆ รายวัน ซึ่งผู้ร่วมให้ข้อมูลจะแชร์การอัปเดตสถานะและข้อมูลที่สำคัญที่สมาชิกในทีมจำเป็นต้องรู้ แต่การประชุมประจำหลายครั้งถูกกำหนด “เพียงเพราะ” และผู้จัดงานคาดหวังให้ผู้ได้รับเชิญเข้าร่วมโดยไม่คำนึงว่าพวกเขาต้องการหรือไม่
การไม่เชิญคนที่เหมาะสมก็เป็นปัญหาเช่นกัน สมมติว่าคุณกำลัง
วางแผนที่จะเปิดตัวเครื่องมือใหม่ให้กับทีมขาย คุณต้องการทั้งแผนกเพียงเพื่อประกาศว่าระบบใหม่กำลังจะมาหรือไม่? ในทางกลับกัน การไม่รวมผู้ฝึกสอนการขายจากการประชุมเช่นนี้ถือเป็นข้อผิดพลาด เนื่องจากพวกเขาจะแนะนำและฝึกอบรมทีมเกี่ยวกับเครื่องมือใหม่
บางทีข้อผิดพลาดในการประชุมที่เลวร้ายที่สุดคือการขาดโครงสร้าง เมื่อไม่มีกำหนดการหรือผลลัพธ์ที่คาดหวัง ผู้เข้าร่วมประชุมจึง “เช็คเอาท์” หรือโฟกัสไปที่งานที่พวกเขารู้สึกว่ากดดันมากขึ้นได้อย่างง่ายดาย จากการสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้ เราพบว่าเกือบ 75% ของผู้ทำงานหลายคนในการประชุมกำลังทำงานที่เกี่ยวข้องกับงานอื่นๆ แทนที่จะมีส่วนร่วมในการประชุม ซึ่งมีโอกาสมากขึ้นเมื่อการประชุมเป็นแบบเสมือนจริง
เคล็ดลับในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมของคุณ
เทคนิคในการทำให้การประชุมไม่น่าเบื่อและมีปฏิสัมพันธ์มากขึ้น
ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยต่อสู้กับการมีส่วนร่วมที่ไม่ดีและการขาดประสิทธิภาพอันเกิดจากการประชุมที่ไม่มีสมาธิและไม่จำเป็น:
เผยแพร่เป้าหมายและกำหนดการล่วงหน้า วาระการประชุมช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบการประชุมและสิ่งที่คุณวางแผนที่จะทำให้สำเร็จ (และแม้แต่ถามตัวเองว่าจำเป็นต้องมีการประชุมตั้งแต่แรกหรือไม่) วาระการประชุมยังเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมเลือกด้วยตนเอง ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ผู้ฝึกสอนการขายที่โอนย้ายไปยังแผนกอื่นสามารถเลือกไม่เข้าร่วมการประชุมได้ล่วงหน้า ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการปรากฏตัวเพื่อค้นหาหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ
ติดตามผลการประชุม หลังการประชุม ส่งอีเมลติดตามผลให้ผู้เข้าร่วมโดยสรุปสิ่งที่สนทนา หากคุณมีการดำเนินการสำหรับผู้เข้าร่วม ให้รวมสิ่งเหล่านี้ (พร้อมวันที่ครบกำหนด) ไว้ในสรุป ตัวอย่างเช่น หากผู้ฝึกอบรมการขายจำเป็นต้องจัดกำหนดการเซสชันฝึกอบรมผู้ฝึกอบรมก่อนการเปิดตัวเครื่องมือใหม่ ให้แจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อคุณคาดหวังให้พวกเขาทำงานนี้ให้เสร็จ
สนับสนุนการแบ่งปันบันทึกระหว่างผู้เข้าร่วม แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะบันทึกทุกรายละเอียดของการประชุมด้วยการจดบันทึก แต่การดำเนินการดังกล่าวอาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมพลาดประเด็นสำคัญได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้เข้าร่วมแบ่งปันบันทึกของพวกเขา ทุกคนจะเดินออกไปด้วยความเข้าใจที่ถ่องแท้มากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่กล่าวถึง พิจารณาใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams และ Google Docs เพื่อรวมศูนย์บันทึกย่อสำหรับการบริโภคของทุกคน
Credit : เว็บสล็อตแท้ / สล็อตเว็บตรงไม่ผ่านเอเย่นต์
